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Politique de confidentialité (27 mars 2007)

Préambule

Le Conseil des experts-comptables de la province de l’Ontario (ci-après dénommé le « Conseil ») a été fondé conformément à la Loi de 2004 sur l’expertise comptable (ci-après dénommée la « Loi ») afin de veiller à ce qu’en Ontario, l’expertise comptable soit pratiquée en conformité avec les normes d’expertise comptable respectées à l’échelle internationale qui traduisent l’intérêt public relativement à la fourniture de services d’expertise comptable de qualité supérieure.

Il incombe au Conseil de superviser la réglementation relative à l’expertise comptable dans l’intérêt public en :

Le terme « organisme désigné » désigne l’Association des comptables généraux agréés de l’Ontario, l’Institut des comptables agréés de l’Ontario et la Society of Management Accountants of Ontario.

Dans le cadre de l’exécution de son mandat, le Conseil peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels concernant :

La collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels opérées par le Conseil dans le cadre de ses activités ont pour but la supervision de la réglementation relative à l’expertise comptable dans l’intérêt public. Ces activités de réglementation ne sont pas de nature commerciale. En conséquence, l’accomplissement des obligations légales du Conseil n’est pas régi par la législation fédérale relative à la protection de la vie privée. Le Conseil a volontairement adopté la présente Politique de confidentialité afin d’établir un mécanisme volontaire au moyen duquel il peut offrir aux personnes qui prennent part à ses activités des droits adéquats en matière de confidentialité tout en ayant la possibilité de remplir ses obligations.

 

Définition des termes

La signification des termes utilisés dans la présente Politique de confidentialité est indiquée ci-dessous.

 

Principe 1 – Responsabilisation

Le président-directeur général (PDG) du Conseil est responsable de la conformité à ces politiques et procédures.

Le Conseil fournira des conseils et de la formation à tous les nouveaux employés et toutes les personnes nouvellement nommées à un poste, ainsi qu’à tous les membres du Conseil, des comités ou des groupes de travail qui recueillent, utilisent et divulguent des renseignements personnels.

Principe 2 – Identification des objectifs

Le Conseil recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels dans le but d’administrer et de faire appliquer la Législation.

Le Conseil recueille et utilise des renseignements personnels provenant des organismes désignés ou d’autres personnes afin de poursuivre, entre autres, les objectifs suivants :

Les renseignements personnels sur les membres sont recueillis par le Conseil périodiquement et à intervalles réguliers. Le Conseil peut recueillir et utiliser des renseignements personnels provenant des organismes désignés et d’autres personnes, aux fins décrites plus haut et conformément aux exigences de la loi.

Le Conseil recueillera, utilisera et divulguera des renseignements personnels aux fins autorisées par la loi. Lorsque cela s’avère pertinent, le Conseil indique clairement les objectifs énoncés desdites collecte, utilisation ou divulgation.

 

Principe 3 – Consentement

Le Conseil recueille des renseignements personnels afin de poursuivre les objectifs énoncés dans le préambule, notamment celui qui concerne l’administration et l’application de la Législation. Dans le cadre de l’exercice de son mandat, le Conseil a le devoir de servir et de protéger l’intérêt public.

Lorsque cela est jugé adéquat, le Conseil déploie des efforts raisonnables pour expliquer les objectifs définis à la personne au sujet de laquelle on recueille des renseignements personnels, conformément à la description fournie dans le paragraphe consacré au Principe 2. Les renseignements personnels ne seront recueillis, utilisés ou divulgués qu’à l’insu ou en l’absence du consentement de cette personne dans l’objectif d’administrer et d’appliquer la Législation et conformément aux dispositions de la Législation.

 

Principe 4 – Limites de la collecte

Le Conseil ne recueille que les renseignements personnels requis pour la réalisation des objectifs énoncés dans le Principe 2 de la présente Politique de confidentialité. Le Conseil recueille des renseignements personnels en suivant des procédures équitables et légales.

 

Principe 5 – Limites de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Le Conseil n’utilise les renseignements personnels qu’aux fins de la réalisation des objectifs énoncés dans le Principe 2 et conformément aux dispositions de la Législation. Le Conseil a mis en place une politique de conservation des documents et effectue régulièrement des vérifications afin de s’assurer que les renseignements personnels dont la conservation n’est plus nécessaire sont détruits, effacés ou rendus anonymes. De l’information précise au sujet de la politique de conservation des documents peut être obtenue en communiquant avec le PDG.

 

Principe 6 – Exactitude

Il est dans l’intérêt public que le Conseil ne recueille, n’utilise et ne divulgue que des renseignements personnels exacts. Par conséquent, le Conseil met tout en œuvre pour s’assurer que les renseignements qu’il recueille, utilise et divulgue sont exacts.

 

Principe 7 – Sauvegardes

Le Conseil veille à ce que les renseignements personnels qu’il détient soient conservés de façon sécuritaire. Le Conseil veille à ce que les renseignements personnels soient conservés dans des fichiers électroniques et physiques sécurisés. Des mesures de sécurité sont en place pour sauvegarder ces renseignements. Ces mesures comprennent la restriction de l’accès aux renseignements personnels au personnel autorisé, et la garantie que les fichiers physiques sont gardés sous clé et que les fichiers électroniques sont protégés par un mot de passe. Le Conseil examine ses mesures de sécurité de façon périodique afin de s’assurer que l’ensemble des renseignements personnels est en sécurité.

Les employés du Conseil reçoivent des conseils et de la formation en continu concernant les sauvegardes de renseignements personnels requises et leur importance.

Le Conseil veille à ce que les renseignements personnels dont la conservation n’est plus requise soient éliminés de façon confidentielle et sécuritaire.

 

Principe 8 – Transparence

Les politiques et procédures en matière de gestion des renseignements personnels du Conseil peuvent être consultées par le public.

 

Principe 9 – Accès des personnes

Accès

Dans les cas où les renseignements personnels font partie d’un document créé par un autre organisme, le Conseil aiguillera la personne vers l’organisme qui a créé le document (sauf si cela est inapproprié), afin que cette personne puisse avoir accès aux renseignements personnels en question auprès de l’organisme plutôt que du Conseil.

Lorsque le Conseil détient des renseignements personnels sur une personne, le Conseil peut, sur demande écrite, accorder l’accès à cette personne aux renseignements en question, sauf si l’on peut raisonnablement s’attendre à ce que ledit accès nuise à l’administration ou à l’application de la Législation, ou s’il est irréalisable ou impossible pour le Conseil de récupérer ces renseignements.

Voici des exemples de cas dans lesquels l’accès aux renseignements personnels peut être refusé :

Si la réponse du Conseil est généralement fournie à la personne demandeuse gratuitement ou moyennant un coût minime selon la nature de la demande et la quantité de renseignements concernés, le Conseil se réserve le droit d’imposer des frais de recouvrement des coûts. Dans ces circonstances, le Conseil informera la personne du coût approximatif correspondant à la fourniture de la réponse et traitera la demande dès le paiement du coût par la personne.

Le Conseil déploiera tous les efforts possibles pour répondre à la demande dans un délai de trente jours et pour aider la personne à comprendre les renseignements fournis.

Dans l’éventualité où le Conseil refuserait de donner accès à l’ensemble des renseignements personnels qu’il détient, le Conseil indique les motifs justifiant son refus.

Contestation relative à l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements personnels

Une personne a le droit de demander à ce que des corrections soient apportées à ce qui constitue, à son avis, des renseignements erronés. Lorsque les renseignements personnels font partie d’un document créé par un autre organisme, le Conseil aiguillera la personne vers l’organisme qui a créé le document (sauf si cela est inapproprié), afin que cette personne puisse contester l’exactitude ou l’exhaustivité des renseignements personnels en question.

 

Lorsqu’une personne est en mesure de démontrer que les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, et lorsque le Conseil a créé le document, ce dernier modifiera les renseignements (c.-à-d. qu’il corrigera ou ajoutera des renseignements). En modifiant ou corrigeant un document, le Conseil peut ne pas oblitérer l’entrée ou l’information initiale.

En outre, lorsque cela est jugé pertinent, le Conseil fait tout son possible pour informer tout tiers à qui il a divulgué des renseignements erronés.

Lorsqu’un différend survient entre la personne et le Conseil relativement à l’exactitude ou à l’exhaustivité des renseignements, le Conseil consigne les détails du différend et, lorsque cela s’avère approprié, déploie tous les efforts possibles pour informer tout tiers ayant reçu de la part du Conseil les renseignements contestés.

 

Principe 10 – Contestation relative à la conformité - réclamations ou questions

Les réclamations ou questions liées à la conformité du Conseil à la présente Politique de confidentialité doivent être adressées au PDG, qui peut être joint à l’adresse Le Conseil des experts-comptables de la province de l’Ontario, 1200 Bay Street, Bureau 901, Toronto (Ontario) M5R 2A5, par téléphone au 416-920-1444, ou par courriel à kbowman@pacont.org.

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